Поиск

Как правильно внедрить систему удаленного финансового документооборота

Cуфд установка – как правильно внедрить систему удаленного финансового документооборота

Как правильно внедрить Электронный документооборот?

В настоящее время компании работают в сжатые сроки. Некоторые сотрудники находятся на месте, а некоторые работают удаленно. Поэтому для предприятий как никогда важно разработать эффективные способы оцифровки бумажных документов и эффективного управления ими. В основе системы управления документами лежит программное обеспечение, которое собирает, хранит, извлекает и доставляет цифровые документы. Здесь могут возникнуть вопросы: в чем особые преимущества электронного документооборота, как он выглядит в организации и как правильно внедрить такую ​​систему?

В современных компаниях электронный документооборот должен быть основой . Однако для того, чтобы он был эффективным и действенным помощником в ведении бизнеса, необходимы два фактора: правильная реализация и высококачественная ИТ-платформа.

Что такое электронный документооборот?

Система электронного документооборота – это высокоструктурированный и надежный электронный инструмент, который управляет всем спектром документации, используемой организацией. EDPS выводит стратегию управления документами на новый уровень за счет преобразования бумажных файлов в электронный формат, консолидации документооборота в организации.

Как минимум, эта система должна упростить рабочие процессы с помощью некоторых функций автоматизации и возможности более легкой оцифровки бумажных документов. Эти возможности означают, что ваша организация может достичь единого и последовательного потока информации, который оптимизирует все, от совместной работы и коммуникации до соблюдения нормативных требований.

Компании из различных отраслей и секторов, таких как здравоохранение, правительство и финансы, полагаются на наличие сильной и эффективной системы электронного документооборота, необходимой для поиска, хранения и управления своими документами.

Таким образом, система будет лучше всего работать в компаниях, которые, в частности, нести большие затраты на традиционный документооборот или требовать физического присутствия лица, принимающего документ, при утверждении счетов.

Все основные правила бумажного документооборота соблюдаются в ЕДПС. Вы можете редактировать электронные документы, формировать заказы и дополнительные задачи. Создатель документа может прочитать его, просмотреть термины или поделиться информацией с другими людьми, работающими над документом. Кроме того, менеджеры могут отслеживать статус каждого документа в режиме реального времени.

Готовые документы утверждаются в установленном порядке в зависимости от конфигурации прав пользователей. Пример:

специалист отдела закончил работу над документом и сообщает, что она завершена, нажав соответствующую кнопку;
непосредственному руководителю специалиста сообщается, что документ готов, он его рассматривает и утверждает;
руководитель организации также подписывает документ, используя соответствующие функции

Преимущества электронного документооборота

Есть много преимуществ в использовании системы, которая помогает вам управлять записями вашей компании. Знакомство с ними – первый шаг к выбору и внедрению соответствующего инструмента управления документами. Вот некоторые из наиболее заметных преимуществ:

Помогает поддерживать порядок
Система электронного документооборота создает четкие, организованные цифровые пространства для документов, которые выполняют целый ряд операций: от повседневных форм, таких как последний пакет счетов, подлежащих оплате, до менее используемых, но все же важных документов, например, годовых контрактов с поставщиками. . Компания также переходит на другие процессы, например, на аудит.

Использование системы электронного документооборота создает структуру бухгалтерского учета, которая упрощает аудит. Система дает команде немедленный доступ к предыдущим аудитам и другим необходимым документам, на поиск которых они потратят несколько дней или больше.

Сохраняет конфиденциальные документы в безопасности

При использовании устаревшей системы управления документами существует риск несоблюдения применимых требований безопасности, например защиты конфиденциальной информации. Поэтому важно убедиться, что система может правильно обрабатывать и хранить любые конфиденциальные документы, касающиеся клиентов, сотрудников, заинтересованных сторон и даже интеллектуальной собственности. Это означает, что система должна определять, кто может получать доступ к определенным файлам и обмениваться ими. Система электронного документооборота дает вам контроль и позволяет полностью контролировать каждый документ, включая то, кто его просматривает или исправляет.

Это определенно облегчает сотрудничество

Важно тесное сотрудничество как внутри отделов, так и между ними. Например, если сотрудникам необходим доступ к важной налоговой информации, HR должен иметь возможность беспрепятственно обмениваться этими файлами.
EOD упрощает для всех поиск документов и более эффективный обмен ими.

Сэкономить время
Улучшенная организация и сотрудничество, которые обеспечивает EDPS, не только упрощают работу сотрудников и руководства, но и позволяют всем сэкономить значительное количество времени. Поскольку файлы хранятся в цифровом формате, никому не нужно покидать компьютер в поисках нужных файлов. Благодаря подробной, простой в использовании системе с обширной функцией поиска сотрудники могут мгновенно загрузить соответствующий документ.

Экономия средств
Изучив приведенные выше преимущества, вы заметите, что все они имеют что-то общее: в конечном итоге они приводят к финансовой экономии. Использование EOD не только экономит ваши деньги в повседневных операциях, но и со временем высвобождает ресурсы и помогает вам привлекать новых клиентов и инвесторов, впечатленных работой вашей компании.

Вы можете перестать беспокоиться об утере документов, таких как счета-фактуры поставщика или платежи клиентов, которые напрямую связаны с финансовыми операциями. Благодаря тому, что эти документы надежно хранятся и легко доступны, вы можете быть уверены, что входящие средства всегда актуальны, а исходящие платежи вовремя (даже с опережением графика), что позволяет избежать задержек в выставлении счетов и получать скидки на досрочные платежи от поставщиков.

Кто пользуется Электронным документооборотом?

Предприятия часто начинают использовать системы управления документами, поскольку время отклика клиентов становится все длиннее, отделы недостаточно систематичны для устранения повторяющихся узких мест в процессах, а бумажное архивирование становится все более дорогостоящим.

Для компаний, которые определили, но ресурсоемкие бизнес-процессы, EOD может быть идеальным решением. Управление документооборотом помогает организациям в разных отраслях полностью избежать этой сложной работы, устраняя ручную обработку документов, возвращая ценное время персонала и увеличивая прибыль.

Характерные проблемы предприятий, возникающие до использования EOD:

увеличение затрат на физическое и / или внешнее архивирование и хранение;
трудоемкий поиск и извлечение документов;
длительное время ответа на запросы клиентов;
увеличение задержек в основных бизнес-процессах;
приглушенная информация между отделами и рабочими группами;
выявлены уязвимости в области информационной безопасности и аварийного восстановления;
слишком много ошибок ввода данных из-за ручной обработки документов
Соответствующие проекты управления документами обычно инициируются генеральными директорами, а также ИТ-отделами в качестве метода стандартизации доступа к информации. Особенно, когда используемые методы управления данными значительно различаются от отдела к отделу. Если один отдел использует свою собственную систему, а другая группа хранит файлы на неконтролируемых общих дисках, личных папках или облачных хранилищах, ИТ-лидерам следует искать комплексную систему электронного документооборота , которая обеспечивает единый стандарт для модернизации документов и управления ими.

Помимо руководителей ИТ-отделов, на EOD также рекомендуют переходить менеджеры отдельных отделов (обычно бухгалтерии и HR) . Внедрение программного обеспечения для электронного документооборота также рекомендуется в качестве первого шага, который компания может предпринять для запуска более крупных проектов цифровой трансформации. Переход на безбумажный документооборот открывает возможности для более сложной автоматизации процессов и более детального анализа бизнес-операций.

6 шагов к успешному внедрению электронного документооборота (EOD)

Принимать решение.
Это может показаться очень простым, но все соответствующие люди должны знать об этом. Это лучший способ гарантировать, что электронный документооборот принесет результаты и долгосрочную пользу вашему бизнесу. Кроме того, вы должны определить возможности, которые современный проект оцифровки может предоставить вашей компании, и мотивировать ваших сотрудников и сотрудников – это единственный способ развеять любые опасения.

Это важно, потому что цель внедрения системы не в сокращении количества сотрудников, а в создании более приятной рабочей среды и снижении нагрузки. Система EOD для предприятий может быстро дать вам конкурентное преимущество и позволит вам заметить разницу в производительности. Все участники проекта внедрения должны с самого начала осознавать, что внедрение системы управления цифровыми документами не произойдет в одночасье. Это должен быть планомерный и непрерывный процесс.

Анализ текущего состояния.

Еще до внедрения системы вам следует проанализировать и изучить текущую ситуацию с файлами и документами в компании, а также потоки информации и отдельные бизнес-процессы. Это важный шаг, потому что все последующее будет зависеть от этого анализа. Обратите внимание на проблемные места, которые необходимо оптимизировать. Также для файлов и документов, которые дублируются, изменяются и используются повторно.

Определение целей.

Чтобы правильно выбрать систему EOD, вы должны определить свои цели. Спросите себя: «Какие процессы следует улучшить и нанести на карту?» Рассмотрите положительные и отрицательные стороны текущих процессов или проанализируйте преимущества внедрения новой системы. На этом этапе графика реализации проекта важно изучить все технические аспекты и меры, которые необходимо будет предпринять, например, как следует организовать и структурировать документы компании или отдела для достижения желаемых целей? У кого будут права доступа и кто будет отвечать за передачу знаний в компании? Для совместной выработки решений и принятия решений необходимо задействовать как можно больше сотрудников.

Ищите провайдера.

По этой причине вам следует выбрать поставщика, который наилучшим образом соответствует вашим требованиям и целям. Электронный документооборот призван облегчить повседневную работу и повысить удовольствие от работы, поэтому вам следует подумать о том, что предпочитает использовать большинство пользователей. Как вы думаете, они будут счастливы следовать устаревшей, сложной и неудобной программе изо дня в день? Вам не кажется, что они могут предпочесть чистое, интуитивно понятное и современное приложение?

Реализация EOD.

Внедрение системы, несомненно, является одним из самых захватывающих этапов перехода к современному безбумажному офису с эффективными цифровыми технологиями. Файлы, папки, архивы, счета-фактуры и даже планы и изображения сортируются, сканируются и индексируются в системе управления документами, что дает вам полный обзор ваших документов, а также позволяет вам находить вещи намного быстрее, чем раньше. Сотрудники будут чувствовать себя комфортно, работая с новой системой, и будут работать более продуктивно.

Адаптация к работе.

После завершения установки и внедрения Электронного документооборота тренинги помогут сотрудникам познакомиться с новой системой. Советы, успешные демонстрации функций и предложения по упрощению рабочего процесса могут убедить даже самых скептически настроенных членов команды и помочь всем получить максимальное удовольствие от перехода. Хаос данных, груды бумаги и тонны электронной почты скоро уйдут в прошлое. Сотрудники учатся использовать систему и в конечном итоге берут на себя инициативу по оптимизации еще большего числа процессов и рабочих процессов в компании.

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий

Adblock
detector